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Identification des échantillons

1.1     Identification des échantillons

Toutes les vérifications concernant l’identité de l’usager doivent être faites au moment du prélèvement.

1.1.1      Prélèvements par les préleveurs du laboratoire

Lors de l’enregistrement du dossier du patient au secrétariat, une planche d’étiquettes est imprimée et jointe à l’ordonnance à destination du préleveur. Les étiquettes comportent :

  • Les nom et prénom du patient (et nom de naissance pour les femmes mariées)
  • Le sexe
  • La date de naissance
  • Le numéro de dossier (qui reprend la date du jour et le n° d’ordre chronologique)
  • Le médecin et le service éventuellement
  • Le code des analyses avec éventuellement le code barre pour l’automate

Vérifier l’identité du patient en lui faisant déclarer son identité. Comparer avec la fiche de suivi et l’ordonnance. Vérifier la bonne saisie des analyses. Résoudre les discordances avant de prélever.

Le préleveur colle les étiquettes sur les échantillons à la fin du prélèvement et devant le patient.

1.1.2      Prélèvements par les préleveurs externes

Si le patient possède des planches d’étiquettes à son nom, vous disposez des noms, prénom, sexe, date de naissance, adresse. Vérifier l’identité du patient en lui faisant déclarer ses nom, prénom et date de naissance. Comparer avec la fiche de suivi et l’ordonnance. Résoudre les discordances avant de prélever.

Noter votre nom, la date et l’heure du prélèvement, les renseignements cliniques et le mode de transmission des résultats. Coller les étiquettes sur les échantillons à la fin du prélèvement et devant le patient.

Si vous ne disposez pas d’étiquette, réaliser l’identification complète du patient sur la feuille de suivi vierge fournie pas le laboratoire. Les noms et prénom sont indispensables sur chaque échantillon. Le sexe, la date de naissance et le site de prélèvement pour la bactériologie peuvent éventuellement n’être renseignés que sur la fiche de transmission.

Signaler de façon explicite tout examen urgent ou dont la période de transport est courte.

Dans tous les cas, signaler au laboratoire tout incident au cours du prélèvement.


1.1.3      Échantillons recueillis par le patient

Différentes possibilités :

  • Le patient effectue le prélèvement au laboratoire : une étiquette est apposée sur le flacon après enregistrement du dossier et avant le recueil.
  • Le patient réalise le prélèvement à domicile: le patient inscrit sur nom sur le flacon. Une étiquette d’identification est collée par la secrétaire lors de l’enregistrement du dossier et devant le patient
  • Le patient réalise le prélèvement à domicile et recueil de l’échantillon par une infirmière, dans un établissement de soin ou une pharmacie : le patient ou l’infirmière inscrit le nom sur le flacon. Enregistrement du dossier par la secrétaire et étiquette jointe à l’échantillon. L’étiquette est ensuite collée par la technicienne après vérification de conformité et correspondance avec le nom inscrit sur le flacon.

1.2      La fiche de transmission

La fiche de transmission (fiche de suivi médical ou bon de demande d’examen) est obligatoire et doit être jointe aux prélèvements. Cette fiche est sous forme d’un bon à remplir ou de planches d’étiquettes pré remplies.

Elle doit impérativement comprendre :

  • Identification du patient : nom d’usage, prénom, nom de naissance pour les femmes mariées (indispensable pour les groupes sanguins car les EFS identifient les femmes uniquement par leur nom de naissance)
  • Date et heure de prélèvement pour s’assurer des délais d’acheminement
  • Adresse complète du patient (pour détecter les homonymies) et s’assurer d’une bonne distribution du courrier et le numéro de téléphone
  • Nom du préleveur
  • Site de prélèvement et état de jeûne ou non
  • Nombre d’échantillons déposés et leur type
  • Nom du prescripteur et analyses à réaliser si l’ordonnance n’est pas jointe. Dans le cas d’une demande sans prescription, voir le chapitre correspondant pour les documents à fournir
  • Lors d’AVK : nom du médicament, cible, dose actuelle
  • Lors de dosage du médicament : nom et posologie du médicament, date et heure de la dernière prise, poids et taille du patient (voir les instructions dans l’annexe 4)
  • Renseignements cliniques utiles
  • Renseignements utiles facultatifs : N° de SS, caisse (nom et code postal) et mutuelle (nom, n°préfectoral, date de validité si prise en charge par labo notée) pour une prise en charge totale. En l’absence d’un renseignement, le dossier sera facturé au patient et la feuille de SS ou la note d’honoraire lui sera adressée après règlement.

Les feuilles de transmission disposent d’un cadre réservé au laboratoire et destiné à noter la conformité du dossier reçu.

1.3      Autres documents d’accompagnement

  • L’ordonnance (prescription médicale) ou sa photocopie comportant l’identification univoque du patient
  • Pour les analyses de cytogénétique et génétique, le formulaire de consentement éclairé transmis par le médecin, demandé au préalable au laboratoire ou téléchargeable sur le site du laboratoire ou du laboratoire Biomnis


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