2 rue Auguste Donna, 38200 Vienne. Tel: 04 74 53 76 50.
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Transport et Réception des échantillons

1. Transmission des prélèvements au laboratoire (PDF)

1.1      Transport des échantillons

Le transport des échantillons sanguins est réglementé par l’arrêté  » TMD  » du 29 mai 2009 relatif aux transports de marchandises dangereuses par voies terrestres consolidé au 1er janvier 2014 et l’ADR 2013(Accord européen relatif au transport de marchandises Dangereuses par Route).

L’identification des emballages des échantillons biologiques en vue d’analyses doit porter obligatoirement la mention UN 3373  « Matière biologique, catégorie B ». Ce logo indique des matières infectieuses contenant des agents biologiques ne provoquant pas une invalidité permanente ou une maladie mortelle/potentiellement mortelle pour l’homme et l’animal.

Conditions requises pour l’emballage des échantillons Le système du triple emballage est obligatoire et consiste en :- Un récipient primaire résistant aux chocs: tubes, flacons, écouvillons homologués fournis par le laboratoire- Un emballage secondaire étanche avec matériau absorbant- Un emballage tertiaire de plus de 10 cm portant les noms, adresse et numéro de téléphone du destinataire, les coordonnées de l’expéditeur, le logo UN 3373 et la mention « Matière biologique, catégorie B ».Tout ou partie doit être résistant à la pression de 95 KPa.
Transport Sont concernés les échantillons biologiques venant des cabinets de médecin, pharmacies, établissements de soins, cabinets infirmiers ainsi que les prélèvements à domicile.
Température et délai Les prélèvements seront transportés à une température de 15-25°C sauf mention particulière (en particulier bactériologie). Le délai est en principe de 6H sauf pour certaines analyses dont la liste est reprise dans le chapitre délais et conditions d’acheminement ou dans la rubrique Analyses du site internet.

Le transport doit s’effectuer le plus rapidement possible en prenant toute précaution pour éviter les risques de contamination et de dégradation des constituants, dans les boîtes fournies par le laboratoire et répondant aux obligations réglementaires.

Pour les prélèvements en provenance des établissements de soins et des maisons de retraite, le laboratoire dispose de boites de prélèvement étanches et d’une boite résistante à 95 kPa pour les bactériologies.

1.2      Délais et conditions d’acheminement des prélèvements sanguins

Le délai maximum toléré est de 6H entre le prélèvement et l’arrivée au laboratoire, à condition de maintenir la boîte de prélèvement en position verticale. Cependant certaines analyses fragiles nécessitent un transport plus rapide. Pour les délais inférieurs à 1H, il est préférable que le prélèvement soit effectué directement au laboratoire.

Analyses Délais d’acheminement Température de transport
Bilirubine, Fer, Fibrinogène, Na/K/Cl, LDH, Lipase, CPK, Lithium, PTH, Paludisme, Phosphore, PCT, PSA libre, NPProBNP, Troponine, Ac anti thyroglobuline 4H 15-25°C
DDI, Réserve alcaline (CO2) 1H 15-25°C
Folates, Cross Laps (CTX),Anti-Xa et héparinémie < 30min 15-25°C

L’ensemble de ces données est repris sur le site internet dans la rubrique Analyses (PDF imprimable).

 2. Réception des prélèvements par le laboratoire (PDF)

Acceptation/refus des prélèvements

2.1      Contrôles à réception des prélèvements au laboratoire

Contrôles effectués au secrétariat

Les échantillons apportés par les patients, les infirmières et les coursiers sont réceptionnés au secrétariat.

La personne présente vérifie :

–          la conformité de la fiche de suivi et signature de la secrétaire

–          les conditions de recueil : si celles ci ne sont pas respectées il est demandé au patient de renouveler le prélèvement après lui avoir bien reprécisé les modalités à suivre (voir document support: préconisations pour les patients)

–          pour les prélèvements provenant d’établissement de santé, la secrétaire devra vérifier que les fiches de suivi correspondent bien aux prélèvements

En cas de non-conformité, la secrétaire fait le nécessaire pour la corriger et si besoin s’en réfère au biologiste qui est le seul à prendre la responsabilité d’accepter ou non l’échantillon.

En cas de refus une fiche de non-conformité est enregistrée

Contrôles effectués par le secteur technique

Les échantillons traités par le laboratoire et pris en charge par le secteur technique subissent à nouveau des contrôles effectués par la technicienne :

–          l’identification des échantillons

–          l’adéquation des récipients par rapport aux analyses demandées

–          le respect des volumes (notamment le bon remplissage des tubes)

–          la qualité de l’échantillon (hémolyse, lactescence, coagulation)

En cas de non-conformité, la technicienne fait le nécessaire pour corriger et si besoin s’en réfère au biologiste qui est le seul à prendre la responsabilité d’accepter ou non un échantillon.

En cas de refus une fiche de non-conformité est enregistrée.

3. Traitement des demandes d’analyses non conformes (PDF)

1.1      Responsabilités

Les biologistes sont les seuls à pouvoir accepter ou refuser une demande d’analyse non conforme. La responsabilité globale du traitement des demandes d’analyses repose donc sur la direction et le responsable qualité.

Les responsabilités des différentes étapes appartiennent aux personnes qui reçoivent et traitent la demande d’analyse :

  • secrétaire pour la création du dossier en informatiques les ordonnances qui sont scannées, et fiches de transmission (voir critères de conformité p.37-38).
  • techniciennes et infirmière pour les échantillons, selon les critères d’acceptation/refus des prélèvements.

1.2      Les différents cas de figures

Pour les échantillons, on distingue trois cas de figure :

  • Échantillons traités avec dérogation : une mention sera faite sur le compte-rendu si la non-conformité n’a pas pu être totalement levée.
  • Les échantillons mis au rebut : très lactescents, coagulés, hémolysés, cassés : leur identification doit éviter leur utilisation : surlignage au marqueur rouge et dépôt des tubes avec les échantillons déjà traités de l’automate concerné.
  • Échantillons non demandés : supplémentaires ou erreur de tube : ils sont marqués « ND » au feutre noir et déposés sur le portoir de l’automate en cas de demande supplémentaire selon les critères d’ajout d’une analyse.

 

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